A legtöbb cégvezető pontosan tudja, mennyibe kerül egy új eszköz, egy szoftverlicenc vagy egy informatikai projekt. Azt viszont már sokkal kevesebben látják, hogy az informatikában nem a látható költségek viszik el a legtöbb pénzt, hanem a “rejtett veszteségek”. Ezek nem jelennek meg egy sorban a könyvelésben, mégis hónapról hónapra csökkentik a hatékonyságot, növelik a hibák számát és végső soron hátrányosan hatnak a profitra is. Ezek a láthatatlan informatikai kockázatok sokszor hónapok vagy évek alatt halmozódnak fel, és mire érezhető hatásuk lesz az üzletben, addigra komoly versenyhátrányt is eredményezhetnek.
Az informatika ma már nem „háttértámogatás”, hanem az üzleti működés egyik alapja. Éppen ezért minden olyan hiba, hiányosság vagy rossz működés, ami az informatikai rendszerben van jelen, közvetlenül hat a bevételre, az ügyfélélményre és a dolgozók hatékonyságára is. Nézzük meg azt az 5 leggyakoribb kockázatot, amely szinte minden cégnél jelen van, gyakran anélkül, hogy tudnának róla.
1.) Nincs tiszta kép az aktuális informatikai állapotról
Az egyik legnagyobb probléma, hogy sok cég nem rendelkezik pontos képpel a saját informatikai állapotáról. Nem csak arról van szó, hogy milyen eszközök és szoftverek vannak használatban, hanem arról is, hogy ezek mennyire korszerűek, mennyire illeszkednek egymáshoz. A vezetők számára sokszor nem egyértelmű, milyen rendszerek futnak, ezek mennyire korszerűek vagy kompatibilisek és ami a legfontosabb, valóban hatékonyan támogatják-e a felhasználók munkáját, és ezáltal az üzleti célokat. Ha ez a technológiai önismeret hiányzik, a döntések is találomra születnek. Ez az úgynevezett „technológiai vakfolt”, ami bizony pénzbe kerül. Miért? Mert hiába tudod hová tartasz, ha nem tudod, hol vagy, nem tudsz jó döntéseket hozni. Ennek pedig az az eredménye, hogy felesleges fejlesztések, rossz beruházások mennek végbe és elmarad az optimalizálás. Egy rendszeres informatikai felülvizsgálat pont ezt szünteti meg, és láthatóvá teszi a rejtett problémákat. A rendszeres informatikai felülvizsgálat éppen ezért nem technikai kérdés, hanem stratégiai döntés. Segít feltárni azokat a pontokat, ahol a rendszer nem hatékony, és lehetőséget ad arra, hogy az informatika valóban az üzletet szolgálja, ne pedig akadályozza azt.
2.) Reaktív működés: amikor mindig csak tüzet oltasz
Sok vállalkozásnál az informatika még mindig úgy működik, mint egy „hibajavító szolgáltatás”. Ha elromlik, megjavítják, ha gond van, reagálnak. Ez elsőre működőképesnek tűnhet, valójában azonban az egyik legköltségesebb működési modell. A probléma nem feltétlenül az, hogy a hibák javítása drága, hanem az, hogy egyáltalán bekövetkeznek ezek a hibák. Egy rendszerleállás, egy lassulás vagy egy adatvesztés minden esetben közvetlen üzleti veszteséget okoz: kieső munkaidőt, csúszó határidőket, elmaradó bevételeket, ideges, túlterhelt csapatot. A modern informatikai szemlélet ezzel szemben proaktív, előre jelez. Nem reagál, hanem megelőz. Előre látja a problémákat, optimalizálja a folyamatokat, és folyamatosan fejleszti a rendszert. Ez az a hozzáállás, amely hosszú távon stabilabb működést biztosít és jelentős költségmegtakarítást is eredményez.
3.) Rosszul működő (vagy nem létező) automatizálás
A legtöbb cégnél a folyamatok ugyan már digitalizáltak, de sajnos az a tapasztalatunk, hogy általában nem jól. Gyakori probléma, hogy különböző szoftverek futnak párhuzamosan, de nem kommunikálnak egymással. Így az adatokat többször kell rögzíteni, a folyamatok pedig feleslegesen bonyolultak és manuális munka marad ott is, ahol nem kellene. Ez a fajta „fél-digitalizáció” különösen veszélyes, mert első ránézésre úgy tűnik, hogy minden rendben van. Valójában azonban rengeteg rejtett költséget jelent. Tehát nem csak kényelmi kérdésről van szó, ez konkrét pénzvesztés: több a munkaóra, több a hiba és lassabb a működés. A jól megtervezett automatizálás gyorsítja a működést, csökkenti az emberi hibák számát és lehetővé teszi, hogy ugyanazzal az erőforrással több értéket állítson elő a vállalkozás. Sok esetben már kisebb fejlesztésekkel vagy rendszerintegrációval is jelentős javulás érhető el. Az eredmény: jobb rendszerkapcsolatok, optimalizált működés.
4.) Informatikai biztonság, amit „egyszer már beállítottunk”
Az informatikai biztonság az egyik legkritikusabb terület, mégis sok cég alábecsüli. Gyakori gondolkodás, hogy ha van vírusirtó és tűzfal, akkor minden rendben van. A valóság azonban az, hogy a fenyegetések folyamatosan változnak, és a védelemnek is ezzel együtt kell fejlődnie. Egy nem naprakész biztonsági rendszer, vagy nem naprakész üzemeltető komoly kockázatot jelent, ami adatvesztéssel, leállással, ennek köszönhetően pedig reputációs kárral is járhatnak, és akkor még nem is említettük a jogi problémákat. Ráadásul leggyakrabban nem a technológia, hanem az emberi tényező a gyenge pont. Rosszul kezelt jogosultságok, képzetlen felhasználók, a tudatosság hiánya vagy hibás folyamatok. Az informatikai biztonság valójában az üzleti túlélés kérdése lett mára, amit nem lehet letudni egy egyszeri beruházással, helyette folyamatos feladatként kell kezelni. Aki ezt nem gondolja át stratégiai szinten, az valójában folyamatos kockázatot vállal.
5.) Nincs valódi IT stratégia, csak valahogy „működik a rendszer”
Az egyik legnagyobb különbség a sikeres és a stagnáló vállalkozások között az, hogy hogyan tekintenek az informatikára. Ma már szinte nincs olyan cég, amely nem használ informatikát, de kevésnek van valódi IT stratégiája és ez hatalmas különbség. A működés csak rövid távon megoldás, a stratégia viszont hosszú távú versenyelőnyt jelent. Az informatikai stratégia összeköti az üzleti célokat a technológiával, meghatározza a fejlesztési irányokat, biztosítja a skálázhatóságot és a pénzügyi tervezhetőséget. Ha ez hiányzik a rendszer nem tud együtt nőni a céggel, a működés során folyamatos tűzoltás lesz és elmaradnak a fejlődési lehetőségek. Ami pedig a legfontosabb, hogy az informatika nem termel értéket, csak költség marad. Ezzel szemben egy jól felépített IT stratégia segíti a döntéshozatalt, növeli a hatékonyságot és hosszú távon versenyelőnyt biztosít.
+1 rejtett kockázat: az egyszemélyes informatika-függőség
Sok cégnél minden informatikai tudás egyetlen embernél van, aki vagy egy belsős kolléga vagy egy külsős „egyszemélyes” rendszergazda. Ez komoly üzleti kockázat, hiszen ha valamiért kiesik, leáll a működés. Ezzel szemben egy strukturált, több szereplős informatikai támogatás stabilabb, gyorsabb és kiszámíthatóbb.
Mi az, ami szinte biztos, hogy a te cégedben is informatikai probléma?
A válasz egyszerű: maga a felhasználó. Sok esetben ugyanis nincsenek megfelelően felkészítve az általuk használt rendszerek kezelésére. Nem is kell messzire menni: rengetegen még az Excelt sem használják magabiztosan. Furcsán hangzik, hiszen ez az egyik legalapvetőbb szoftver, amit szinte minden cégben használnak, legyen szó pénzügyi, gyártási, kereskedelmi vagy bármilyen adminisztratív területről. Mindenhol jelen van. Nem arról van szó, hogy valaki össze tud-e adni vagy kivonni egy táblázatban. A probléma ott kezdődik, hogy sokan nem tudnak összetettebb adat-összefüggéseket kezelő kimutatásokat készíteni, grafikonokat létrehozni, vagy olyan elemzéseket előállítani, amelyek valóban támogatják a munkájukat, esetleg adatot szolgáltatnak a döntéshozók számára. Ebben egyébként hatalmas segítség lehet a mesterséges intelligencia. Bár sok esetben az ügyviteli rendszerek átveszik ezeket a feladatokat, a gyakorlat azt mutatja, hogy még ilyenkor is gyakran szükség van utófeldolgozásra. Az adatokat exportálják, majd Excelben dolgoznak velük tovább. Ha pedig rendszerszintű problémákról beszélünk, akkor az egyik leggyakoribb amivel szembesülünk, a megfelelő adatmentés részleges vagy teljes hiánya. Ez az esetek többségében nem abból fakad, hogy nem lett ilyen soha beállítva, sokkal inkább abból, hogy nem lett megfelelően automatizálva és hiányzik a megfelelő ellenőrzés. Ami pedig ebben igazán problémás, hogy erről a döntéshozóknak legtöbbször fogalmuk sincs.
Az informatika csendben dolgozik vagy érted, vagy ellened
A legnagyobb informatikai költségek nem ott vannak, ahol keresed őket. A legnagyobb kockázatok ugyanis nem a látványos hibákban rejlenek, hanem azokban a folyamatokban, amelyek „valahogy működnek”. A lassuló rendszerek, a manuális feladatok, a rossz döntések, a megelőzés hiánya, a reaktív működés mind-mind olyan tényezők, amelyek folyamatosan csökkentik a cég teljesítményét. Az informatika ma már üzleti motor. Ha jól működik, növeli a hatékonyságot és támogatja a növekedést. Ha nem, akkor csendben, de biztosan pénzt visz ki a vállalkozásból.
