Egy vállalat szempontjából az üzleti levelezés ma az egyik legfontosabb rendszer, amely gyakran 99,9%-os üzemidőt, azaz folyamatos, hibamentes működést igényel. A felhőszolgáltatások számtalan hétköznapi előnyt nyújtanak a felhasználók számára, amelyekről sokat olvashattunk már a pandémia időszakában.
Ebben a cikkben a felhőalapú e-mail szolgáltatás azon üzleti és pénzügyi jellemzőit vettük górcső alá, amelyek a cégvezetőknek adnak értékes muníciókat az informatikai tervezéshez.
Változó költségek helyett fix kiadás
Bármennyire paradoxonnak hangzik, a pénzügyi átláthatóság az egyik legkomolyabb üzleti érv a felhőalapú üzleti levelezés mellett. Mire gondolunk?
A helyi szerverekbe történő kezdeti nagy beruházás negatív hatással van a vállalkozás pénzügyi mérlegére, főleg abban az esetben, ha a fent említett magas rendelkezésre állási és üzembiztonsági mutatókat várjuk el a földi rendszertől, és az adatbiztonságról akkor még szót sem ejtettünk.
Ezzel szemben, ha a felhőbe tesszük át az üzleti levelezésünket, akkor nem fog több millió forint állni a helyi informatikai infrastruktúrában, hanem lehetőségünk van más bevételi forrásokba fektetni az így felszabaduló pénzösszeget.
Ezáltal profittermelő projektek indulhatnak el, ahelyett, hogy drága szerverekben állnának súlyos milliók-tízmilliók.
Mindezek mellett a saját beruházás a legtöbb esetben a pénzügyi jéghegy csúcsát jelenti csak, mert a hardver és szoftver eszközök élettartama során felemésztett üzemben tartási költségek a legtöbb esetben legalább akkora, vagy nagyobb költséghányadot képviselnek, mint a kezdeti beruházás. Ezek általában rejtett költségek, melyek a kezdeti tervezés során egyáltalán nem, vagy csak részben ismertek és kalkulálhatók.
Ugyanakkor egy felhőszolgáltatás jól kiszámítható havi, vagy éves díj ellenében, folyamatos rendelkezésre állást, magas adatbiztonságot, és a piaci igényekkel összhangban folyamatosan bővülő funkcionalitást biztosít, és ezeket a felhőszolgáltatók szerződésileg garantálják számunkra.
Az informatikusok üzletileg értékes munkát végezhetnek
A jó informatikai szakemberek egyre drágábbak, ezért a vezető joggal várja el, hogy olyan feladatokat végezzenek az informatikusai, amelyek üzleti értéket teremtenek, és ha közvetve is, de bevételt termelnek. Az e-mail rendszerek működésében felmerülő hibák állandó javítása, az adatbiztonság szinten tartása által megkövetelt folyamatos frissítések nem tartoznak ezen tevékenységek közé.
Vezetőként természetesen racionális cél a működési- és rezsiköltségeket olyan szintre csökkenteni, amely mellett még fenntartható az elvárt szolgáltatási színvonal, de a levelezés felhőbe költöztetésével értékes informatikai erőforrások szabadulnak fel a bevételnövelő projektekhez.
A közvetlen üzleti előnyön túl azonban van egy másik nagyon fontos nézőpont is, mégpedig a munkavállalóé.
Nagymértékben fokozza az informatikus motivációját, ha az e-mail rendszer állandó javítgatása helyett olyan munkát végezhet, ami szakmai kihívásokkal és sikerélményekkel jár.
A felhő tehát a közvetlen pénzügyi előnyökön túl boldog informatikusokat ad nekünk, akik új üzleti technológiák bevezetésével, vagy a meglévő üzleti folyamatok hatékonyságának növelésével pénzt termelnek a vállalatnak.
Nincs frissítés, bővítmény telepítés vagy javítás
A felhő nyilvánvaló előnyei közé tartozik, hogy nem kell frissíteni, telepíteni a bővítményeket vagy javítani.
Említettük, hogy az e-mail kakukktojás az informatikai rendszerek között, mivel állandó üzemidőt igényel.
A levelezés felhőbe költöztetésével hatalmas terhet és stresszt veszünk le a rendszergazdák válláról azzal, hogy egy üzemzavar esetén nem kell az e-mail rendszer helyreállításával foglalkozniuk.
Ez persze nem azt jelenti, hogy a nagy felhőszolgáltatóknál elképzelhetetlen egy üzemzavar. Mivel azonban a felelősség a szolgáltatót terheli, biztosak lehetünk benne, hogy megteszi a megfelelő óvintézkedéseket, hogy világszinten a felhasználók csak egy kis részét érintse egy esetleges meghibásodás.
Ezzel szemben, ha a cég saját adatközpontja áll le, akkor se a recepciós, se a cégvezető nem tud dolgozni.
Rugalmasan méretezhető e-mail szolgáltatás
A fent leírtakon túl a felhőszolgáltatások legnagyobb előnye, hogy rendkívül gyorsan igazíthatók a változó szervezeti igényekhez. Így mindig csak annyi tárhelyért és funkcionalitásért kell fizetni, amennyit használunk.
Gondoljunk csak bele, mennyi pénzt dob ki egy 30-40 fős vállalkozás egy drága, túlméretezett szerverrel, amikor mindezt fogyasztás alapú havi előfizetéssel is megoldhatná a felhőben.
Arról nem is beszélve, hogy létszámbővítés vagy csökkentés esetén egyik napról a másikra rugalmasan lehet módosítani az előfizetések számát, vagy akár a szolgáltatás összetételét.
Összefoglalva
Láthatjuk, hogy a felhőszolgáltatások nemcsak a munkavégzést teszik rugalmasabbá azzal, hogy bárhonnan, bármilyen eszközről szabadon dolgozhatunk, de nagyon erős pénzügyi érveket is fel tudunk sorakoztatni a felhő mellett.
A felhő tehát a továbbiakban nem csak a távmunka, hanem az informatikai költségek optimalizálásának is a fő eszköze lehet a tudatosan tervező cégvezetők számára.
