A legtöbb cég életében eljön az a pont, hogy olyan mennyiségű papír alapú dokumentum tárolását kéne megoldania, hogy ahhoz egy külön raktár sem lenne elég. Nem is kell ehhez olyan nagy cégnek lenni, hogy komoly problémákat okozzon az iratmegőrzés kérdése. Ugyan ez nem kimondottan informatikai probléma, de ilyenkor az ügyfél mégiscsak nekiszegezi a kérdést az informatikának: Hogyan lehet ezt a papírhalmazt digitalizálni és elektronikusan tárolni? A legkritikusabb iratok természetesen az iratőrzési kötelezettséggel terhelt szigorú számadású bizonylatok, így alaposan körbejártuk, milyen lehetőségei vannak egy cégnek 2024-ben a számlák szabályos tárolására. Az eredmény nem kizárólag pozitív, de vannak biztató lehetőségek!
Mi a helyzet 2024-ben a papír alapú és az elektronikus számlák tárolásával?
Fontos ketté bontani a hagyományos papír alapú számlák, illetve az eleve elektronikusan kiállított (elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott) e-számlák tárolásának kérdését. Itt jegyezném meg, hogy a hagyományos papír alapú számlák esetében is két gyakorlat van: kiállító által nyomtatott és postázott papír számla, illetve PDF-ben átküldött számlakép, amit majd a befogadó nyomtat, de erről még lesz szó később.
A törvényi előírások szerint a számlát a kibocsátó cégnek kötelessége a megfelelő formátumban előállítani és eljuttatni a befogadóhoz. Szabály szerint tehát a hagyományos papír alapú számlákat nyomtatva kellene előállítani, és úgy küldeni a vevőnek, ügyfélnek. Valljuk be, ez így 2024-ben a digitális világban mára teljesen életszerűtlenné vált. Ezt mintegy kiváltva terjedt el az a gyakorlat, hogy a cégek a hagyományos papír alapú számlákat emailben, PDF formátumban küldik. Azaz valójában a vevő nyomtatja azt ki – amennyiben kinyomtatja -, és így keletkezik belőle tényleges papír bizonylat. Általában azonban – érhető okokból – a befogadó is ugyanebben az elektronikus formában juttatja el a számlát könyvelésre, ahol a könyvelés szintén a PDF számláképből dolgozik, így senki nem nyomtatja ki a számlát. Van-e ezzel probléma?
A NAV néhány éve tett állásfoglalása alapján az emailben küldött PDF számlákat elektronikus számlának kell tekinteni.1 Így azok tárolása kapcsán meg kell felelni a digitális archiválásról szóló ITM rendeletnek. Ennek a lényege pedig az, hogy „az eredetileg elektronikus úton előállított dokumentumok esetében is követelmény, hogy a megőrzésre kötelezettnek a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítania kell, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése oly módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen sérülés és megsemmisülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.”
Hagyományos papír alapú bizonylat eredeti példányának csak az tekinthető ugyanis, amit a számla kibocsátója állított elő. Tehát ha a vevő nyomtatja, azaz képez belőle papírt, akkor az adóhatóság szerint az már nem tekinthető eredeti bizonylatnak. Kivétel ez alól a távnyomtatás, mely során a kibocsátó a vevő eszközére küldi ki a bizonylatot, vagy olyan rendszert használ, melyből a bizonylat csak nyomtatható, elektronikus formában nem letölthető. Ez valljuk be, nagyon életszerűtlen. Így az a jellemzőbb, hogy az lesz az eredeti bizonylat, amit a befogadó kapott, vagyis a PDF fájl.
Tárolás szempontjából nagyon lényeges, hogy papíralapú vagy digitális a számla
A leírtakból kiderül: a tárolás szempontjából lényeges különbség, hogy papíron érkezett a „hagyományos” számla, vagy sem. Amennyiben igen, akkor az eredeti bizonylatot kell megőrizni, és annak olvashatóságát biztosítani. Ha nem papíron érkezett, vagy nem szeretnénk több tonnányi papírt sok négyzetméternyi raktárban tárolni, akkor jön az a lehetőség, hogy beszkenneljük és digitálisan őrizzük. Erre az ide vonatkozó jogszabály2 is lehetőséget ad azzal, hogy a papír alapú eredeti bizonylat helyett annak elektronikus úton előállított hiteles másolatát is tárolhatjuk.
Mitől lesz hiteles az elektronikus másolat? Lehetőségek és korlátok
A másolat akkor lesz hiteles, ha egyrészről rákerül egy „Az eredeti papír alapú dokumentummal egyező” hitelesítési záradék, ami végülis csak egy elektronikus vízjel/pecsét a PDF-ben. Ezt akár tömegesen is rá lehet tenni megfelelő PDF szerkesztő szoftver segítségével, vagy akár már a szkenneléskor, amennyiben mondjuk a szkenner eszköz szoftvere ezt támogatja. Legrosszabb esetben marad a “humán interfész”, és valaki kézzel ráteszi ezt minden szkennelt dokumentumra a kedvenc PDF kezelőjével. Persze nem ez a leghatékonyabb megoldás. 
Azonban ahhoz, hogy az előírásoknak megfeleljünk, teljesíteni kell az „adattartalom sértetlensége” kitételt is. Ehhez pedig szükséges „minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy bélyegzővel” digitálisan lepecsételni. Ez utóbbi az, ami gyakorlatilag az e-számla esetében is a sértetlenséget, illetve a tartalom megváltoztatásának lehetőségét kizárja. Vagyis a papír alapú bizonylatból e-számlával megegyező paraméterekkel rendelkező elektronikus másolatot kell készíteni. Ez azonban nem olyan egyszerű, mint amilyennek tűnik. Nem véletlen, hogy vannak erre szakosodott archiváló szolgáltatók. Elég hozzájuk beküldeni a számla digitalizált változatát, és a rendszerük elvégzi az előírásoknak megfelelő tanúsítást, majd az előírásoknak megfelelő módon eltárolja azokat.
Az e-számla esetén ezzel szemben a hitelesítés már a kibocsátáskor megtörténik, ezért is tudják ebben az esetben könnyen garantálni a digitális archiválás megfelelőségét az erre szakosodott szolgáltatók. Informatikai oldalról valójában ehhez ilyenkor már csak egy megfelelő méretű, rendszeres adatmentéssel rendelkező tárhely kell, és garantálni kell az iratőrzési határidőn belül ennek hozzáférhetőségét.
Nyomtatni vagy nem nyomtatni?
A hagyományos számlák tekintetében a gyakorlat azt mutatja, hogy a cégek legtöbbször azt az eljárást alkalmazzák, hogy amikor a vevőnek nem azonnal kell a kezébe adni a számlát, akkor az eladó PDF-ben állítja azt elő, és elektronikus csatornán juttatja el a vevőnek. Ha nem akarják papír alapon tárolni, akkor csak akkor nyomtatják, amikor szükség lesz rá. A befogadott számlák esetében pedig az tűnik a legelterjedtebb megoldásnak, hogy ha gépi úton előállított PDF számla érkezik, akkor csak egy esetleges adóhatósági ellenőrzés kapcsán nyomtatják ki azt.
Ugyanakkor a NAV egyértelmű állásfoglalása alapján, “abban az esetben, ha az adóalany az elektronikus számlákat kizárólag papíralapon őrzi meg (így például az elektronikus számlának minősülő, e-mailben továbbított PDF számlát csak kinyomtatva őrzi meg), az Áfa tv. előírásába ütközően jár el, ami miatt az adóhatóság az Art. rendelkezése értelmében mulasztási bírságot állapíthat meg.”
Ilyen esetben kritikusan fontos a megfelelő, véletlen és szándékos törlés ellen védett, rendszeres adatmentéssel rendelkező tárhely használata. Nem kell nagy bonyolultságú rendszerre gondolni. Egy jól konfigurált felhős tárhely (SharePoint/OneDrive/Google Drive/DropBox), külső adatmentéssel kombinálva, tökéletesen alkalmas lehet erre a célra.
A fentieken túl azt azonban látni kell, hogy a NAV Online Számla rendszer és a kötelező számla adatszolgáltatás bevezetésével minden adata megvan az adóhatóságnak a bizonylatok adattartalma kapcsán, így ha egyébként egyezik a bizonylat tartalma a feltöltött adatokkal, akkor nem várható, hogy az adóhatóságnak további elvárásai lennének. Persze precedens értékű tapasztalat ezzel kapcsolatban nem áll rendelkezésünkre, de a tapasztalataink alapján az adóhatóság gyakorlata egyre inkább a jogkövetési vizsgálat, és ezzel az önellenőrzés kikényszerítése, semmint a bonyolult, költséges és időigényes revíziók lefolytatása.
Az elektronikusan előállított e-számla jó megoldás lehet
A fenti problémákra jó megoldás az elektronikusan előállított e-számla. Ugyanakkor két probléma azonnal fel szokott ennek kapcsán merülni a fejekben.
-
- Bár megoszlanak az értelmezési vélemények, és persze hamarosan ebben is jogszabályi változás várható, azonban a jelen szabályozás alapján a befogadó egyértelmű nyilatkozata szükséges ahhoz, hogy számára e-számlát lehessen kiállítani.
- Másrészről az e-számlák előállítása mégiscsak többlet költséget jelent, ugyanis minősített aláírással/digitális pecséttel kell ellátni már az előállítás során. Erre a legtöbb komolyabb számlázó szoftver természetesen kínál megoldást, de ez általában többlet díjba kerül.
Mindezek ellenére mégiscsak érdemes ezt a megoldást megfontolni és előnyben részesíteni, hiszen ha összességében átnézzük a költségeket, valószínűleg még így is jobban jár a cég, mintha egy sok négyzetméteres irattárat tartana fent, majd gondoskodna a szabályoknak megfelelő selejtezésről elévüléskor.
Ugyanakkor a másik oldalon, a befogadott e-számlák esetében viszont sokkal egyértelműbb ez az előny, mert jóval egyszerűbb a tárolásuk. Mivel a hitelesség és a sértetlenség követelményét maga az elektronikus számla már kibocsátáskor biztosítja, így ebben az esetben már csak az „elektronikus dokumentumok törlés, megsemmisítés, véletlen sérülés és megsemmisülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni” védelméről kell gondoskodni. Erre pedig megint csak tökéletes egy jól konfigurált felhős tárhely, külső adatmentéssel kombinálva, vagy tulajdonképpen bármilyen rendszeres adatmentéssel rendelkező, véletlen és szándékos törlés ellen védelmet biztosító adattároló.
Hagyományos számla, elektronikus lenyomattal – egy jó alternatíva (lehetne)
A 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet megteremtette annak lehetőségét, hogy az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash-kóddal is lehet teljesíteni, más, e jogszabályban felsorolt módszerek mellett. Ennek feltétele, hogy a számlakibocsátó adóalany az online számla adatszolgáltatása során a NAV Online Számla rendszerbe továbbítsa az elektronikus számla hash kódját.3
Vagyis, amennyiben a számlázó szoftver a kiállított számlaképet tartalmazó kimenet (pl. PDF fájl) létrehozása után a specifikációban meghatározott hash-algoritmusok valamelyikével automatikusan létrehozza annak elektronikus lenyomatát, melyet az adatszolgáltatás során feltölt a NAV Online Számla rendszerébe, akkor az előállított számlakép PDF és a mellé külön letölthető hash-kód együttesen igazolja a dokumentum eredetiségét. Ugyanis, ha egy adóhatósági ellenőrzés közben az elektronikus számlakép PDF hitelességét (ténylegesen az eladó állította ki) és sértetlenségét (keletkezése óta adattartalmán nem módosítottak) igazolni szükséges, akkor erre törvényileg megfelelő módszer az őrzött állományon a kibocsátó által az adatszolgáltatás során megjelölt algoritmussal képzett és feltöltött hash-érték, valamint az kiállító/befogadó által őrzött állomány ugyanazon algoritmussal képzett hash-értékének egyezősége.
Ez tehát egy jó alternatíva lehet(ne) az e-számla többletköltségének kiváltására, mivel ezzel a módszerrel előállított hagyományos (elektronikus aláírással és időpecséttel nem ellátott PDF) számlák is rendelkeznek az előírt törvényi megfelelőséggel. Sajnos a helyzet ugyanakkor az, hogy az általunk megvizsgált számlázó szoftvereknek csak elenyésző része rendelkezik ezzel funkcióval, így valójában ez egyelőre még inkább csak egy jövőbeni lehetőség, nem egy jelenlegi valós felhasználói alternatíva.
Az üzleti életben minden terület összefügg a másikkal. Ahogy a bevezetőben említettük, a digitális tárolás és az ehhez kapcsolódó kérdések nem kimondottan klasszikus, technológiai informatikai problémák. Egy profi, hosszútávú stratégiában gondolkozó IT cég azonban az ügyfél üzleti céljait helyezi előtérbe és a klasszikus informatikán túl jóval többet kínál. A 21. században ugyanis csak akkor lehet sikeres egy vállalkozás, ha egy komplex egészként kezeli az üzletet, a cégüzemeltetést, a pénzügyeket, a jogi előírásoknak való megfelelést, egyszóval mindent. A jövőben pedig ezek a területek egyre inkább kéz a kézben járnak az informatikával. Az államigazgatás digitalizációjával egyidejűleg a vállakozások oldalán is követni szükséges a változásokat. Ezek a változások pedig a legtöbb alkalommal meghaladják a pénzügyi és számviteli területeken dolgozók technikai képzettségi szintjeit. Ilyenkor egy széles látókörrel rendelkező informatikai partnerre lesz szükség, aki segít megoldani a felmerülő kérdéseket.
Következő cikkünkben az Ügyfélkapu+ bevezetésével kapcsolatos kérdőjeleket járjuk majd körül és igyekszünk irányt mutatni a vállalkozások számára.
1 Az elektronikus számlákkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalók – Nemzeti Adó- és Vámhivatal
2 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól
3 Online_Szamla_interfesz specifikacio_HU_v3.0.pdf – 2.6.1 Archiválás (155. oldal)
