Az üzleti életben minden terület összefügg a másikkal. A 21. században akkor lehet sikeres egy vállalkozás, ha egy komplex egészként kezeli az üzletet, a cégüzemeltetést, a pénzügyeket, a jogi előírásoknak való megfelelést, egyszóval mindent, beleértve az informatikát is. A reaktív, klasszikus informatikai üzemeltetés helyett a jelenlegi üzleti környezetben a proaktív üzemeltetésnek van létjogosultsága és hisszük, hogy egyértelműen ez a jövő. A cél, hogy előre lássunk problémákat, megelőzzünk helyzeteket, és próbáljunk az ügyfél üzleti céljai mögé olyan informatikát tenni, ami támogatja és segíti őt abban, hogy elérje üzleti céljait. Valójában az IT stratégiának ez a lényege.
A cégméret meghatározó
Informatikai szempontból nézve, a tíz fő alatti cégek esetében az a fajta IT stratégia, amiről most beszélünk, gyakorlatilag irreleváns. Ott még minden nagyon rugalmas, gyorsan reagálnak a változásokra, és minden változtatás nagyon gyorsan át is fut a cégen. Ebből fakadóan sok esetben nincs tudatos tervezés. A 10-30 fő közötti vállalkozások esetében már egy általánosabb, klasszikusabb szolgáltatásról tudunk beszélni üzemeltetés és infrastruktúra szempontjából, ahol már megjelenik a tudatos üzleti tervezés. Azonban ez az a cégméret, ahol az informatikai tervezés általában még nem kapcsolódik az üzleti tervezéshez, és ahol a vállalati informatikát még nem feltétlenül tekintik termelőeszköznek. Aztán 30-50 fős létszámú vállalkozásoknál már nagyon másképp kezd el létezni egy szervezet. Körülbelül itt van az a pont, ahol erőteljesen el kell gondolkozni azon, hogy az informatikai infrastruktúrának már nemcsak az a feladata, hogy a cég működjön. Úgy látjuk, hogy cégprofiltól függően a 30-50 fős cégek között is vannak már olyanok, akik akarnak és tudnak is áldozni arra, hogy valaki gördülékenyebbé és hatékonyabbá tegye a mindennapi működést. Az 50 fő fölötti szervezeteknél ez viszont gyakorlatilag „létkérdéssé” válik. Ez az a méret, ahol üzletileg minden folyamat bonyolódik.
Felsővezetői szintről indulunk
A kapcsolatfelétel után, már az első személyes találkozók alkalmával igyekszünk a felsővezetéssel beszélgetni. Rajtuk keresztül tudunk hozzájutni például olyan kritikus információkhoz, hogy melyek azok az üzleti értékek és folyamatok, melyek szerintük hosszú távon elősegítik a cég fejlődését. Látnunk kell, hogy mi az ő víziójuk, mert valójában ez határozza meg az üzleti irányt. Bármennyire tűnik elhanyagolhatónak ez az informatikai üzemeltetés oldaláról, a hosszú távú informatikai célok kapcsán mégis ezek a legfontosabb sarokkövek. Hiszen a hajónak, amelyik a kapitány által meghatározott kikötőbe tart, olyan motor kell, mely a lehetőségekhez mérten a legrövidebb idő alatt, de ugyanakkor megbízhatóan tudja elvinni a hajót a célig. A nyílt tengeren aztán természetesen rengeteg olyan körülmény felmerül, mely miatt kerülőt kell tenni. A kapitánynak ilyenkor a legjobb legénységre van szüksége ahhoz, hogy irányon tudjon maradni, és a lehető legkevesebb tempót veszítse. A legénység pedig akkor a leghatékonyabb, ha a gépek és rendszerek kevés emberi beavatkozás mellett automatikusan és megbízhatóan működnek. Vagyis nem sokszor találkoznak az üzemeltetővel!
Nem akarunk (csak) rendszergazdák lenni
A klasszikus rendszergazda valójában „csak” üzemben tartja az informatikai rendszert. Ha probléma van, akkor azt kijavítja, és visszaállítja a rendszer megfelelő működését. Mindez általában abszolút reaktív dolog, amire természetesen szükség van, de ez nem biztosít támogatást a fejlődéshez. A fejlődéshez proaktív támogatásra van szükség. Üzemeltetőként azon kell dolgozzunk, hogy a problémák nagy részét megelőzzük, és ne elhárítsuk. Ez általában már eleve magában hordozza a fejlődést, hiszen folyamatosan nyitottnak kell lenni az új megoldások alkalmazása iránt. Támogató partnerként pedig fel kell derítenünk, hogy a felhasználói oldalon egy-egy probléma milyen üzleti folyamatból alakult ki, és hogyan lehet informatikai oldalról a folyamatot hibatűrővé, vagy gördülékenyebbé tenni. Itt legtöbbször nem klasszikus informatikai problémáról van szó. Sok esetben olyan értékesítési, logisztikai, vagy belső működéssel kapcsolatos üzletfolyamatról, melyet a felhasználó nem tud hatékonyan elvégezni a rendelkezésre álló eszközeivel, ezért elvesztett üzlet, elkeveredett áru, vagy vevői reklamáció lesz a végeredmény. Számunkra fontos, hogy megértsük, hogy a rendszer működése nem megfelelő, vagy esetleg a felhasználó nem tudja azt hatékonyan használni. Legtöbb esetben semmi szükség nagy beruházásra, pusztán valamilyen informatikai oldalról automatizált folyamattal, vagy a felhasználó informatikai képzésével kijavíthatók és megelőzhetők ezek a problémák.
Amikor a kevesebb, több
Az egyik jellemző probléma, amivel sokszor találkozunk, hogy ugyan a szervezet
használ valamilyen vállalatirányítási rendszert, egy csomó dolog mégis azon kívül
történik. Amit abba bele kéne tenni információt, nem kerül bele, sok olyan dolog
pedig igen, aminek nincs ott a helye és nem is releváns. Mindez csak azért, hogy a
cégvezetés lássa, a munkatársak használják a rendszert. Sok esetben jellemző,
hogy mindenféle adatot bekérnek a felhasználótól, olyat is, amit már valahol egyszer
rögzítettek. A felhasználó pedig nem viszi be az adatot, mert éppen nincs erre ideje,
nincs kedve, vagy nem is érti, hogy miért kell ezt megtennie, hiszen egyszer már
rögzítette valahol. Itt nagyon el tudnak csúszni a dolgok, mely a fentebb már említett
problémákhoz vezet. Érdemes tehát csak azt az információt elkérni a felhasználótól,
amit nem lehet máshonnan megszerezni, vagy ha úgy tetszik még sehová nem
rögzítette senki. A kulcs tehát az automatizálás!
A bevezetéskor általában fel szokták mérni mi az adott területért felelős vezető problémája, és milyen információkra van szüksége ahhoz, hogy átlássa a területének működési hatékonyságát. Ez alapján meghatározzák azokat az adatokat, melyek szükségesek ahhoz, hogy a döntéshozók számára fontos mérőműszer (riport) elkészüljön. Eddig jól működik a bevezetési folyamat, mert a vállalatirányítási rendszerek tekintetében erre általában van egy dedikált, kompetens személy, aki igyekszik feltérképezni és egyben szimplifikálni ezeket a folyamatokat. Lehet ez egy belsős dolgozó, de lehet a vállalatirányítási rendszert szállító cég által a bevezetésre delegált személy is. Ami már kevésbé működik jól, hogy ezeknek az adatoknak a bevitelét általában a felhasználótól várják. Pedig, ha bevonják az informatikát a bevezetés ezen üzleti részébe is, akkor ideális esetben a mi dolgunk az, hogy átnézzük milyen adatokat szükséges a rendszerbe bevinni, ezek az adatok tárolva vannak-e már valahol, ha igen hol vannak, és hogyan tudunk a rendszerek közé egy olyan teljesen vagy félig automatizált interfészt tenni, hogy az minél jobban leegyszerűsítse a felhasználók adatrögzítési munkáját. Így lesz a felhasználó kevesebb munkájából, több érték.
Igényekhez igazított optimális megoldásokban hiszünk
Ha pedig az informatikai rendszerben mélyebbre nyúlnak az üzletmentet hátráltató problémák gyökerei, akkor a mi faladatunk, hogy a döntéshozók számára olyan informatikai fejlesztést javasoljunk, mely hatékony megoldást jelent a probléma immár számukra is láthatóvá vált eredőjére. Az IT-Systemnél küldetésünknek tekintjük, hogy az ügyfél szemével gondolkodjunk, és a számára optimális megoldást javasoljuk az igényeihez, a cégméretéhez, a pénztárcájához igazítva. Célunk az együtt gondolkodás, amelyben valódi partnerei vagyunk az ügyfeleinknek, nem pedig csak egy „tűzoltó” cég!
Ezt értjük mi a proaktív informatikai támogatás és stratégiai tanácsadás mögött. Mi ebben tudunk, akarunk mások lenni.
