Július 1-jétől várhatóan kötelezővé válik az e-számlázás az energiaszektorban. Ez azt jelenti, hogy a szolgáltatók csak elektronikus formában állíthatják ki az energia-számláikat a nem lakossági fogyasztók felé. A vállalkozásoknak még van idejük felkészülni ezen elektronikus számlák kezelésére, ugyanakkor tapasztalataink alapján a jogszabályoknak megfelelő bizonylat megőrzés kérdése foglalkoztatja leginkább a vállalkozásokat.
Minden cég életében egyszer csak eljön az a pont, hogy elektronikus számlákat kell befogadjon. Ez ma már nem kikerülhető. Sőt a legtöbb cég esetében ez a pillanat már sokkal korábban bekövetkezett, mint azt egyébként gondolnák! Ahogy arról korábbi cikkünkben részletesen is írtunk: a vállalkozások manapság már a hagyományos papír alapú számlákat is emailben, PDF formátumban küldik. A NAV néhány éve tett állásfoglalása alapján pedig az emailben küldött PDF számlákat is elektronikus számlának kell tekinteni, így azok tárolása kapcsán is meg kell felelni a digitális archiválásról szóló ITM rendeletnek. Az iratmegőrzés kérdése ugyan nem kimondottan informatikai probléma, de ebben az esetben az ügyfél mégiscsak nekiszegezi a kérdést az informatikának: Hol tároljam majd ezeket az elektronikus számlákat, és hogyan fogok azokkal dolgozni? A válasz nem bonyolult.
Tárolás: ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól
Fontos ketté bontani az elektronikus úton kibocsátott hagyományos papír alapú számlák, illetve az eleve elektronikusan kiállított (elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott) e-számlák tárolásának kérdését, mivel ez utóbbi kategóriába esnek majd az energiaszektorban ez év júliusától kiállított számlák is.
Ezek tárolása kapcsán meg kell felelni a digitális archiválásról szóló ITM rendeletnek, mely alapján: „A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.”
A rendelet alapján tulajdonképpen két feltételt kell biztosítani a megőrzés során. Egyrészről biztosítani kell az elektronikus bizonylat tartalmának sértetlenségét, vagyis, hogy annak tartalmát a kiállítás után már ne lehessen módosítani. Ezt már a számla kibocsátója biztosítja azzal, hogy digitális pecsétet (aláírást) helyez a dokumentumra annak előállításakor, így a befogadás után a megőrzésre kötelezett félnek csak azt kell biztosítani, hogy a tárolás során senki ne tudja annak tartalmát megváltoztatni. Például olyan tárhelyen tárolja, ahová csak feltölteni lehet, és csak olvasásra fér hozzá minden olyan munkatárs, akinek a munkájához szükséges a bizonylaton lévő adattartalom. Másrészről a megőrzés során meg kell védeni a dokumentumokat a sérülés, törlés, megsemmisítés, és jogosulatlan hozzáféréstől. Informatikai oldalról valójában ehhez csak egy megfelelő méretű, megfelelő hozzáférési korlátozásokat biztosító, rendszeres adatmentéssel rendelkező tárhelyre van szükség.. Nem kell nagy bonyolultságú rendszerre gondolni. Egy jól konfigurált felhős tárhely (SharePoint/OneDrive/Google Drive/DropBox), külső független tárhelyre történő adatmentéssel kombinálva, tökéletesen alkalmas lehet erre a célra.
Feldolgozás: Nyomtatni vagy nem nyomtatni?
A hagyományos papír alapú számlákkal ellentétben az elektronikus számlákat elektronikusan kell őrizni, és így is szükséges egy esetleges ellenőrzés során az adóhatóság rendelkezésére bocsátani, ugyanakkor azt nem írja elő semmilyen törvény vagy rendelet, hogy ezeket további adatfeldolgozási céllal ne szabadna kinyomtatni, és nyomtatva tárolni. Amennyiben a vállalkozás egyéb üzleti folyamata megkívánja, úgy semmi akadálya annak, hogy a befogadott, vagy kibocsátott elektronikus számlákat a befogadó, vagy a kiállító fél nyomtatva dolgozza fel. Az már más kérdés, hogy racionálisan miért fordítana erre a vállalkozás olyan plusz erőforrásokat (papír, nyomtató festék, nyomtató karbantartás, irattározás, iratmegsemmisítés), melyek teljes mértékben elkerülhetővé válnak az elektronikus számlák informatikai rendszeren belüli kezelésével?
Az elektronikusan előállított e-számla jó megoldás!
A fentiekből látszik, hogy az elektronikus e-számlák befogadása miatt megjelenő digitális archiválási szabályok miatt a vállalkozásoknál nem igazán keletkezik nagyobb adminisztrációs teher, sőt valójában a papír alapú számlákhoz képest véleményünk szerint még csökken is ez a teher. Mindezek miatt minden vállalkozásnak érdemes elgondolkodnia azon, hogy átálljon elektronikus számlák befogadására és akár azok kibocsátására is. Persze ez utóbbi kapcsán azért két kérdés szinte azonnal fel szokott merülni ellenérvként a fejekben.
- Bár megoszlanak az értelmezési vélemények, a jelen szabályozás alapján a befogadó egyértelmű nyilatkozata szükséges ahhoz, hogy számára e-számlát lehessen kiállítani. Az energiaszolgáltatók részéről ez most természetesen elmarad, mivel valójában rendelet írja elő ezt számukra, így nem szükséges a befogadó további beleegyezése. Ugyanakkor az EU által meghozott rendeletek jogharmonizációja kapcsán az ide vonatkozó jogszabályok várhatóan hamarosan változni fognak, ezzel pedig a gazdaság többi szereplője számára is eltörlésre kerül majd, hogy csak a befogadó egyértelmű nyilatkozata alapján állíthat ki felé elektronikus e-számla bizonylatot.
- Az e-számlák előállítása többlet költséget jelent, ugyanis minősített aláírással/digitális pecséttel kell ellátni már az előállítás során. Erre a legtöbb komolyabb számlázó szoftver kínál megoldást, és mivel egyre inkább látszik az elektronikus számlázás felé való elmozdulás igénye, így ez általában már nem jelent számottevő különbséget a számlázó szoftver előfizetési díjában.
Mindezek ellenére mégiscsak érdemes az elektronikus számlázásra való átállást megfontolni és előnyben részesíteni, hiszen ha összességében átnézzük a költségeket, valószínűleg jobban jár a cég, mintha egy sok négyzetméteres irattárat tartana fent a papír alapú bizonylatok tárolására, majd azok megőrzési idejének végével további költségeket pazarolna el ezen iratok szabályos megsemmisítésére..
Az üzleti életben minden terület összefügg a másikkal. Ahogy a bevezetőben említettük, a digitális tárolás és az ehhez kapcsolódó kérdések nem kimondottan klasszikus, technológiai informatikai problémák. Egy profi, hosszútávú stratégiában gondolkodó IT cég azonban az ügyfél üzleti céljait helyezi előtérbe és a klasszikus informatikán túl jóval többet kínál. A 21. században ugyanis csak akkor lehet sikeres egy vállalkozás, ha egy komplex egészként kezeli az üzletet, a cégüzemeltetést, a pénzügyeket, a jogi előírásoknak való megfelelést, egyszóval mindent. A jövőben pedig ezek a területek egyre inkább kéz a kézben járnak az informatikával. Az államigazgatás digitalizációjával egyidejűleg a vállakozások oldalán is követni szükséges a változásokat. Ezek a változások pedig a legtöbb alkalommal meghaladják a pénzügyi és számviteli területeken dolgozók technikai képzettségi szintjeit. Ilyenkor egy széles látókörrel rendelkező informatikai partnerre lesz szükség, aki segít megoldani a felmerülő kérdéseket.
