A technológia a modern üzleti élet alapját képezi, különösen a világban zajló változásoknak köszönhetően. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozások már nem támaszkodhatnak gyenge minőségű informatikai támogatásra. Egy proaktív, megbízható és tapasztalt informatikai szakértői csapat nélkül veszélybe kerülhet a cég teljesítőképessége és biztonsága, ami jelentős anyagi károkat és akár a vállalkozás végét is eredményezheti.
Vállalkozása nem részesül megfelelő informatikai támogatásban és iránymutatásban? Vállalati vezetőként saját informatikai támogató csapatot tart fenn? Bármelyik is igaz Önre, érdemes fontolóra vennie a kiszervezett informatikai szolgáltatás lehetőségét!
Az, hogy a kiszervezett informatikai szolgáltatások megfelelőek-e Önnek, teljes mértékben a vállalkozása konkrét céljaitól, igényeitől és kihívásaitól függ. Ebben a cikkben összegyűjtöttük a kiszervezett informatikai szolgáltatások fő előnyeit és hátrányait, egy saját belső informatikai részleggel összehasonlítva, mely segítségére lehet a megfelelő döntés meghozatalában.
Fontos, hogy nem feltétlenül kell csak az egyik opciót választania. Egyre gyakrabban előfordul egyes vállalkozásoknál, hogy saját belső informatikai csapattal is rendelkeznek, miközben a külső szolgáltatók előnyeit is kihasználják. Ennek számos egyedi előnye is van, melyek kiderülnek cikkünkből.
Először tegyük a mérleg egyik oldalára azokat a területeket, ahol a kiszervezett informatikai szolgáltatások előnyt biztosítanak egy vállalkozás számára.
Szakértelem
Kezdjük a talán legnyilvánvalóbb területtel. A legtöbb informatikai szolgáltató cég méretéből és tevékenységéből adódóan sok tapasztalt informatikai mérnökkel és partnerrel dolgozik együtt, akik hozzászoktak az összetett problémák kezeléséhez, széleskörű tapasztalattal rendelkeznek az informatika és az üzlet területén is, így birtokolják mindazt a szakértelmet és tapasztalati tőkét, mely az üzleti céljainak eléréséhez szükséges. Ezzel szemben egy belső informatikai támogató csapat tudása és szakértelme általában az adott vállalkozás üzleti és informatikai problémái köré korlátozódik. Természetesen ez a belső ismeret előnyt jelenthet egyes problémák gyors megoldásában, ugyanakkor ritkán képes külső szemlélőként tekinteni a működésre, és új (szemléletváltó) technológiát beépíteni a jól megszokott, de olykor nem is annyira jól működő módszerek helyére. Mindezek mellett, az informatikai szolgáltatók általában jártasak különféle vállalkozások és iparágak számára készített komplex műszaki projektek megvalósításában – egy egyszerű irodai költözéstől, a felhő-migráción át, egy új vállalatirányítási rendszer bevezetéséig -, mellyel kapcsolatban a belső munkatársaknak nem feltétlen van közvetlen tapasztalatuk, így nem csak műszaki oldalról, de akár üzleti oldalról is hasznos támogatást biztosíthatnak.
Üzleti kockázatok
A kiszervezett informatikai szolgáltatások igénybevétele nemcsak nagyobb szakértelmet jelent, hanem a legtöbb esetben csökkenti vállalkozása üzleti kockázatát is. Tapasztalataink alapján, a külső informatikai támogató partnerrel nem rendelkező, hazai kisvállalkozások jelentős része egyszemélyes informatikai “csapatot” tart fenn, mely jelentős üzleti kockázatot jelent. Mivel minden informatikai és rendszerismeret egy munkatárs kezében összpontosul, így a munkatárs hosszabb távú, vagy akár végleges kiesése esetén, a vállalkozás üzletmenete jelentős mértékben sérül.
Ezzel szemben egy méretében és kultúrájában a vállalkozásához illeszkedő külső szolgáltató cég esetében nem egy emberrel köt szerződést, így akkor is megfelelő szolgáltatásban részesülhet, ha annak bármely alkalmazottja hosszabb távra elérhetetlenné válik, vagy véglegesen távozik. Ráadásul pont a fent említett humán erőforrásban rejlő kockázat készteti arra ezen szolgáltatókat, hogy dokumentálják az ügyfeleik rendszereit, illetve az ügyfél rendszerében végzett tevékenységeiket, mely így mindkét fél számára nagy mértékben csökkenti a működéssel kapcsolatos üzleti kockázatokat. Mindezek mellett az előző fejezetben már említett széleskörű szakértelem bevonásával már önmagában csökkentheti vállalkozása üzleti kockázatát, hiszen a vállalkozása – hasonlóan egy gyártósorhoz – csak akkor termel, ha fut és nem áll.
Természetesen azoknál a jellemzően közepes méretű vállalkozásoknál, ahol több belső informatikai szakember is rendelkezésre áll, ez a fajta üzleti kockázat minimalizálható, azonban ennek ára van.
Költségek
Egy informatikai támogatást nyújtó szolgáltató részére általában havidíjas együttműködés keretében szükséges fizetni egy meghatározott összeget, tehát az informatikai támogatás nem igényel hatalmas tőkebefektetéseket, és ugyanúgy jól kiszámítható és tervezhető költséggel jár, mint belső munkatársak esetén. Ebben a tekintetben nem élvez előnyt egyik megoldás sem a másikkal szemben. Ugyanakkor, más szemszögből vizsgálva, külső szolgáltató esetén nem kell teljes munkaidőben – sokszor alacsony kihasználtságon – alkalmaznia informatikai szakembereket, nem érintik a szabadság és a táppénz problémakörei, valamint nem kötik szigorú munkaügyi szabályok, ha nem elégedett a kapott szolgáltatás minőségével.
Mindemellett, egy a vállalkozás méretéhez és üzleti céljaihoz megfelelő minőségű, széleskörű szakértelmet biztosító külső szolgáltató támogatási havidíja általában alacsonyabb, mint két-három olyan szakember bérköltsége, akik összehasonlítható mértékű tudással és tapasztalattal rendelkeznek.
Jöjjön most néhány olyan terület, mely a mérleg másik serpenyőjét bővíti, de azért mégis érdemes mélyebben átgondolni azt.
Rendelkezésre állás
A belső informatikai csapat egyértelmű előnye, hogy állandóan a helyszínen van, vagyis mindig készen áll, ha valami probléma adódik. Ez azonban nem mindig igaz a külső szolgáltatók esetében, akik általában távolról támogathatják vállalkozása működését, és megvan a saját munkarendjük.
Ha olyan vállalkozást üzemeltet, melynek munkarendje sajátos, és merőben eltér az átlagtól – esetleg több műszakban működnek -, ahol elengedhetetlen a folyamatos informatikai jelenlét, akkor érdemes helyi informatikai csapatot toborozni és fenntartani. Ilyen esetekben is jelentős szerepe lehet azonban a külső szakértőknek, hiszen a problémák nagy százaléka viszonylag könnyen elhárítható “rutinfeladat”, azonban egy-egy komplexebb, rendszereken átívelő hiba felderítéséhez és elhárításához speciális tudással és tapasztalattal rendelkező szakértőre lehet szükség, akinek a cégen belüli “fenntartási költsége” az informatikai költségvetés jelentős részét is kiteheti.
Természetesen nem kizárt, hogy egy külső szolgáltató is tud versenyképes alternatívát ajánlani a fenti speciális munkarendre, de általánosságban véve nem erre vannak berendezkedve, így ez nem tartozik a rendszeres szolgáltatási körükbe. Eltekintve ugyanakkor a speciális esetektől, egy – a szolgáltatásának minőségére valamit is adó – külső szolgáltató igyekszik a lehető legrövidebb időre csökkenteni a reakcióidejét, amely alatt nem az automatikus válaszüzenetet küldő ügyfélszolgálati rendszert kell érteni(!), hiszen talán ez az egyik olyan ügyfél-tapasztalati tényező, mely a legmeghatározóbb az elégedettség szempontjából.
Persze mit sem ér a gyors reakció, ha a megoldás elmarad, így természetesen a rendelkezésre állás mellett fontos tényező az átlagos megoldási idő. A hazai kis- és középvállalkozások között csak kevés olyannal hozott eddig össze minket az élet, ahol a belső munkatársak valamilyen dokumentáltan elvárt szolgáltatási szint szerint kellett működjenek. Ellenben az informatikai szolgáltatók körében egyáltalán nem számít ez ritkának, és egy jó minőségi szűrő is lehet.
Szívesen megismerné megoldásainkat, amivel gyorsan és szakszerűen tudnánk támogatni vállalkozását?
Illeszkedés a szervezeti kultúrához
Ez talán az a terület, ahol egy belső informatikai csapatnak a leginkább előnye lehet, de azért érdemes megvizsgálni ezt a területet is részletesebben.
A belső informatikai támogató csapat elvitathatatlan előnye, hogy részei a vállalat mindennapi működésének. Együtt lélegeznek a vállalkozással, és a csapat tagjai tisztában vannak azokkal a mindennapi informatikai és üzleti folyamatokban felmerülő problémákkal, amelyek közvetlen hatással vannak a működésre. Egy külső szolgáltató esetében, akik általában távoli támogatást nyújtanak a felhasználóknak, nem kávéznak együtt velük a céges konyhában minden nap, nagy kihívás mindezeket az információkat megszerezni.
Ugyanakkor, abból fakadóan, hogy külső szemlélőként tekintenek a vállalkozásra – úgymond helikopter nézetből szemlélik annak működését és sok hasonló működésű vállalkozással állnak kapcsolatban -, olyan megoldásokkal tudják segíteni a vállalkozás működését, ami egy belső támogató számára horizont alatt van. Persze mindezek a hozzáadott értékek csak akkor tudnak testet ölteni, ha a szolgáltató érti a vállalkozása működését, éppen ezért fontos, hogy amikor szolgáltatót keres, olyan partnert találjon, amely hasonló üzleti kultúrával rendelkezik. Ez sok esetben nem egyszerű feladat, de például egy személyes konzultáció alkalmával szerzett benyomások felbecsülhetetlenek ennek megítélésében.
Mindezek mellett segítségére lehetnek a cég weboldalán elérhető információk és üzleti célok, a közösségi médiában fellelhető információk és kommunikációk, vagy éppen a referenciaként feltüntetett ügyfelek beszámolói is.
Semmiképpen se döntsön pusztán szakmai kompetenciák, vagy éppen költségek alapján.
Egy vállalkozás sikeres növekedésének – és hosszú távú túlélésének – kulcsa a digitalizáció mértékének és hatékonyságának növelése. Ehhez ma már talán kétség sem fér, hiszen egy vállalkozás, mely nem használja ki a digitális világban rejlő lehetőségeket, egyértelmű üzleti hátrányba kerül azokkal szemben, akik ezt hatékonyan alkalmazzák. Ahhoz, hogy a vállalkozása a digitalizáció tengerén ne fusson zátonyra, olyan jól képzett és tapasztalt legénységre van szüksége, amely tudja merre kell hajózni ahhoz, hogy a lehető leggyorsabb, ugyanakkor a legbiztonságosabb módon érje el a kapitány által kijelölt kikötőt, és nem csak akkor kezdik el kikerülni a digitális jéghegyet, amikor megpillantják azt, hanem pontosan tudják, hogy merre úsznak azok. Ehhez nem csak naprakésznek kell lenniük a digitális tengeren uralkodó áramlatokkal kapcsolatban, de nem baj ha tudják, hogy másik hajók milyen útvonalon közlekednek, és ők milyen jéghegyekkel találkoznak.
Az informatikai szakértelem minősége, szélessége, és mélysége, egyértelmű és egyirányú összefüggésben van a vállalkozása üzleti előnyeivel, ezért végső soron az a legfontosabb, hogy az elérhető legjobb legénység álljon szolgálatba. Legyen az teljesen saját emberekből, külsősökből, vagy éppen a kettő keverékéből álló.
