Minden cég életében, mérettől függetlenül kulcskérdés a mindig rendelkezésre álló informatikai háttér megléte, mely a sikeres működés alapfeltétele. Az üzleti működésben egyre nagyobb teret hódító felhő-szolgáltatások magas rendelkezésre állása mellett ez már nem is tűnik olyan nagy kihívásnak. A vállalkozások ezért sokszor belső erőforrásból próbálják megoldani az IT rendszer üzemeltetését, ami legtöbbször úgy néz ki, hogy valaki a cégen belül egy picit jobban ért az informatikai rendszerekhez és kezdetben szívesen támogatja a céget és a munkatársait ezekben a feladatokban. Ez azonban semmiképpen nem nevezhető professzionális üzemeltetésnek. Mikor és hogyan jut el egy cég oda, hogy kiszervezze az informatikai üzemeltetéshez kapcsolódó feladatokat egy szakértő cégnek? Valójában több jellemző pont is van. Nézzük, mik ezek!
A hazai kis- és mikrovállalati szektorban általános gyakorlatnak tekinthető, amit a fentiekben bemutattunk. Teljesen általános eset a hazai mikrovállalkozások esetében, hogy egy belsős kolléga kezeli a vállalkozás informatikai dolgait is. Ezek a cégek azonban viszonylag rövid időn belül eljutnak arra a pontra, hogy az informatika problémássá válik, és a kolléga sem tud a saját munkakörére fókuszálni a folyamatos informatikai gondok miatt.
Ilyenkor merül fel először az informatikai feladatok kiszervezése, vagy egy teljes munkaidős rendszergazda alkalmazása.
Megfigyelhető trend, hogy amikor a vállalkozás mérete elér egy szintet, melyben a felhasználók száma miatt, vagy a rendszer komplexitása miatt az informatikai feladatok már magasabb kompetenciát igényelnek, felmerül egy dedikált rendszergazda megbízása az informatikai támogatásra. Ilyenkor a vállalkozások általában a pénzügyileg rentábilisabb megoldás felé indulnak, és keresnek egy külső rendszergazdát az informatikai támogatáshoz. Ritkán az is előfordul, hogy a vezetői/tulajdonosi kultúra inkább saját alkalmazottakat részesít előnyben, és egy teljes munkaidős helyi rendszergazda munkatársat vesznek fel. Valójában a két eset nem sokban különbözik egymástól. Az esetek legnagyobb részében a külső megbízott rendszergazda is “egyéni szolgáltató” (pl. egyéni vállalkozó), aki egy személyben biztosítja a támogatási feladatokat. Persze azáltal, hogy ezt a tevékenységet több ügyfél irányába végzi, pénzügyileg rentábilisabb lesz egy teljes munkaidőben foglalkoztatott belső munkatársnál. Ugyanakkor pontosan ugyanazokat a működési és üzleti kockázatokat hordozza magában, mint egy “magányos” belső munkatárs:
- aki az adott vállalkozás minden informatikai vagyonának egyszemélyes birtokosa, így
- kiesésével (elérhetetlenség, megbetegedés, váratlan távozás) esetén az adott vállalkozás működésében profitszerző tevékenységében (!) – komoly zavarok keletkezhetnek.
Ezek a kockázatok nagymértékben csökkenthetők megfelelő külső szolgáltató partner választásával, vagy egy több fős belső IT csapat felállításával, azonban ez utóbbira ezen a szinten általában (még) nincs megfelelő pénzügyi forrás.
A következő mérföldkő a mikrovállalkozásból kisvállalkozássá válás időszakára szokott esni, mely ismét egy nagyobb gondolkodásbeli átalakulást jelent a vállalkozás számára.
Ezen a ponton a vállalkozások egyre gyakrabban tapasztalják, hogy nem feltétlen tudnak megfelelően lépést tartani az üzleti informatika rendkívül gyorsan változó világával. Azok a cégek, amelyek ezen az átalakulási ponton nem fordítanak nagy figyelmet az üzleti folyamataik magasabb minőségű informatikai támogatására, többségében már itt versenyhátrányba kerülnek. Egy több szakértő munkatárssal rendelkező informatikai partner ebben a helyzetben is előnyt jelent ügyfelei számára, mivel:
- a több szakértő általában szélesebb informatikai kompetenciát jelent, de mindenképpen több nézőpontot biztosít mind a támogatás, mind az üzleti informatika fejlesztése során,
- megbízhatóbb és gyorsabb rendelkezésre állást tud biztosítani, mivel egy-egy kolléga kiesése esetén is fenn tudja tartani a megfelelő szolgáltatási szintet
- nagyobb eséllyel képes fenntartani és fejleszteni a cégen belüli szakmai kompetenciákat, akár a szakértők képzésével, akár azok minőségi cseréjével,
- és nem utolsó sorban egy társas vállalkozás jobban érti azt az üzleti környezetet, melyen az Ön vállalkozása mozog, hiszen ugyanazokat az üzleti, marketing, gazdasági, számviteli, és adózási folyamatokat kell alkalmazza, melyeket valószínűleg az Ön vállalkozása is alkalmaz.
Természetesen nem kizárt, hogy egy helyi rendszergazda, vagy egyéni vállalkozó rendelkezik olyan személyes szakértelemmel, vagy kiterjedt partner kapcsolatokkal, mely által széles és mély informatikai és üzleti kompetenciát tud biztosítani, pusztán nem ez az átlag. Persze a másik oldalról is igaz, hogy pusztán attól, hogy társas vállalkozás keretei között, több szakértő kollégával működik egy cég, attól még lehet szűk látókörű az informatika és az üzleti világ területén, és ütközhet ugyanolyan problémákba, melyeket az egyszemélyes támogató kapcsán már felsoroltam. Pusztán nem ez az átlag.
Sokszor a vállalkozás mérete, vagy esetleg tevékenysége igényli, hogy legyen folyamatos helyi támogatás, azaz egy olyan rendszergazda, aki fogadja és helyben el is végzi a felhasználói támogatást. Ezt nevezhetjük Level 1 szintnek. Ilyenkor kell egy belső ember, aki része a cég életének: pontosan ismeri a működési folyamatokat, képes felismerni, ha valamihez magasabb szintű tudás/hozzáférés szükséges, és eszkalál a magasabb szintű támogatás felé, ezáltal hatékony interfész tud lenni a cég és a külső támogató partner (Level 2) között. Ez a pont eljöhet akkor is, ha van ugyan belső csapat, de szükséges egy magasabb külső szakmai kompetencia például felhő-szolgáltatások bevezetése esetén. A belső informatika általában abban profi, amit a cég használ, de nem feltétlenül van mélyebb tudása más technológiákban, és nem feltétlen van tapasztalata más rendszerek működtetésében Ekkor elengedhetetlen a hatékony működéshez egy külső partner, aki a magasabb szintű rendszerfelügyeletet és rendszerüzemeltetést ( igény esetén probléma megoldást) elvégzi.
Mára a legtöbb cég életében az informatika gyakorlatilag a működés alapja. Bizonyos vállalkozások esetében az informatika működése olyan “kritikus pont”, hogy a vezetőség érthető okokból kötbérrel megtámogatott szolgáltatási garanciát szeretne kapni a rendszerek meghatározott rendelkezésre állásához. Ez az SLA, – vagy garantált szolgáltatási-szint szerződés, – amit belső csapattal nincs igazán lehetőség kivitelezni. Egyszerűen a munkajogi feltételek nem nagyon megengedőek ebből a szempontból, vagy legalábbis túl bonyolultak. Amikor a munkavállalótól kell bért levonni, az mindig kockázatos, ezért egyszerűbb és tisztább ezt megbízási (B2B) alapon kezelni. Ezért is van, hogy egyes nagyvállalatok kiszervezik az egész belső IT csapatot – vagy annak egy nagy részét – külső cégbe, és azzal viszont-szerződnek. Így sokkal egyszerűbb a felelősségi köröket leosztani, és érvényesíteni a nem teljesítésből eredő levonásokat.
Mindig elérhető informatikai szolgáltatóra van szüksége rendszereinek üzemeltetéséhez?
A vállalkozás mérete, tevékenységének jellege az, ami igazán meghatározza, hogy milyen támogatással, milyen csapattal, szakemberekkel működik megbízhatóan és zökkenőmentesen az informatikai háttér. A fejlődés kulcsa ugyanis a technológia ismerete, amely ma már nem egyszemélyes küldetés. Túl sok és túl gyors a fejlődés, amivel egy-egy ember már nem igazántud megbírkózni. A kilencvenes évek mindenben jártas rendszergazdáinak korszaka elmúlt. Azok a cégek amelyek nem tudnak megfelelően lépést tartani az informatika rendkívül gyorsan változó világával, versenyhátrányba kerülnek azokkal a vállalkozásokkal szemben, amelyek magasabb minőségű informatikai rendszerekkel támogatják üzletfolyamataikat. Üzleti (nem feltétlen pénzügyi) oldalról rentábilisabb “bérelni” a megfelelő támogatói csapatot, aki a technológia naprakész ismeretével a kihívásokra azonnal reagál és támogatja a vállalkozás zökkenőmentes működését.
